Gestione della cassa del bar: quanto tenere da parte

La gestione della cassa di un bar parte da una domanda: quanti soldi tenere da parte. La risposta è l’equivalente di tre-sei mesi di costi fissi, i soldi per restare aperto anche a incasso zero. Con 4.000 € di costi fissi al mese sono da 12.000 a 24.000 € accantonati: si parte da due-tre mesi e si punta a sei. Il cuscinetto si costruisce con una sequenza precisa: prima mettere via, poi tagliare le spese, poi pagare i debiti vecchi e alla fine le opportunità nuove.

Il commercialista dice che sei in utile. Sul conto ci sono ottocento euro.

Non si sbaglia nessuno dei due. È questo che rende la cosa difficile da vedere arrivare: nessun numero è sbagliato, eppure i soldi non ci sono.

Il momento in cui succede è sempre lo stesso: il mese in cui arrivano insieme le fatture a sessanta giorni di quando lavoravi tanto, i contributi e il saldo delle imposte. Un mese che sulla carta era buono.

Perché un bar in utile può restare senza soldi?

Perché utile e cassa sono due cose diverse e nel bar si scollano facilmente. L’utile dice se in un certo periodo hai guadagnato, cioè se hai superato il punto di pareggio. La cassa dice se in questo momento hai i soldi in banca per pagare quello che scade. Puoi avere il primo senza avere la seconda.

Succede per motivi concreti. Una fattura del fornitore la registri nel mese in cui compri, ma la paghi a 30 o 60 giorni: nel frattempo quel costo pesa sui conti e non sul conto corrente e alla scadenza devi avere i soldi pronti. Le tasse e i contributi arrivano tutti insieme in certi mesi. La rata del leasing per la macchina nuova esce dalla banca ogni mese, quota capitale compresa, anche se nel conto economico ne vedi solo una parte.

Il risultato è il bar che a fine anno chiude in positivo e a novembre non ha i soldi per le tredicesime. La contabilità sorride, il conto corrente no. Chi guarda solo l’utile non vede arrivare queste tensioni. Chi guarda la cassa le vede con mesi di anticipo, che è l’unico momento in cui si possono ancora gestire.

Quanti soldi deve tenere da parte un bar?

La riserva non si misura in una cifra generica. Si misura in mesi di costi fissi coperti a incasso zero. È la domanda giusta: se domani non entrasse un euro, per quanti mesi terrei aperto pagando affitto, bollette, tasse e contributi?

A incasso zero i costi variabili spariscono, niente materie, niente personale a chiamata e restano i fissi. Quindi il cuscinetto si costruisce su quelli.

Costi fissi mensili	4.000 €
× mesi di copertura minimi (2-3)
Riserva di partenza	8.000 – 12.000 €
× mesi di copertura ideali (6)
Riserva a regime	24.000 €

L’obiettivo ideale sono sei mesi. Non ci arrivi subito e va bene così: si parte da due o tre e si sale. Un modo pratico di leggere lo stesso numero è contare i giorni di copertura, cioè quanto reggi con quello che hai in banca oggi. La formula: liquidità disponibile diviso i costi fissi di un mese, per trenta. Se hai 8.000 € in banca e 4.000 € di fissi al mese, sono 60 giorni di autonomia. Sapere questo numero cambia il sonno.

In che ordine si usano i soldi?

Quando qualcosa avanza, la tentazione è spenderlo subito nella cosa che serve o che luccica. La sequenza giusta è un’altra ed è rigida:

1. Prima il fieno in cascina. Il primo euro che avanza va nel cuscinetto, finché non hai almeno due-tre mesi di costi fissi da parte. Prima di questo, niente altro.
2. Poi tagliare le spese. Con un minimo di riserva alle spalle puoi guardare i costi con lucidità e togliere quelli che non rendono, senza la fretta di chi ha l’acqua alla gola.
3. Poi pagare i debiti vecchi. I fornitori arretrati, le rate in sospeso, il rosso in banca: si chiudono prima di aprire capitoli nuovi.
4. Alla fine, le opportunità. Il corso, il prodotto nuovo, la macchina migliore, l’ampliamento. Arrivano ultime, quando le prime tre caselle sono a posto.

Saltare l’ordine è il modo più comune di trovarsi in difficoltà con i conti che sembravano buoni. L’opportunità presa prima del cuscinetto è il debito di domani.

Qual è il momento più pericoloso per la cassa di un bar?

Non è quando mancano i soldi. Quando mancano, stai attento per forza. Il momento pericoloso è quando ne avanzano due.

È lì che arriva l’offerta del fornitore, il corso imperdibile, l’idea del secondo locale, la macchina che fa il caffè meglio. Due soldi in più in banca abbassano la guardia e fanno sembrare sostenibile una spesa che intacca proprio il cuscinetto che stavi costruendo. Serve la forza di dire no, o almeno di aspettare che le prime caselle della sequenza siano piene.

Vale la pena scriverselo, letteralmente, in una nota da rileggere prima della prossima stagione: quando avanzano due soldi, fermati un attimo prima di spenderli. È il promemoria che salva più cuscinetti di qualsiasi conto.

Cosa fare quando la cassa è già in tensione?

Se il cuscinetto non c’è ancora e un mese si mette male, prima di correre in banca a chiedere un fido guarda le leve che hai in casa, in quest’ordine. Se invece la tensione dura da mesi e non da settimane, il problema non è più la cassa: è il conto economico. Lo trovi raccontato in Bar in crisi?.

Gli incassi che aspettano. Se lavori anche con aziende, catering o forniture, controlla i crediti scaduti e sollecitali subito. Sono soldi tuoi che stanno fuori: farli rientrare è più veloce e meno caro di qualsiasi prestito.

Le uscite che puoi spostare. Un pagamento a un fornitore con cui hai un buon rapporto spesso si può dilazionare di qualche settimana, se lo chiedi prima e non dopo aver saltato la scadenza. Chiedere con anticipo è gestione, subire il ritardo è un danno.

Gli investimenti che possono aspettare. La macchina nuova, il rinnovo dell’insegna, il corso: se non sono già impegnati, si rimandano al mese in cui la cassa respira. Nessuna opportunità vale una crisi di liquidità.

Solo dopo aver tirato queste tre leve, se la tensione resta, si valuta la finanza esterna. E lì il numero che la banca vuole sono tre dati precisi: quanto ti serve, in quale mese e per quanto tempo. Un fabbisogno detto così è una richiesta seria. Un “mi servirebbero un po’ di soldi” è un no annunciato.

Come cambia la gestione della cassa di un bar stagionale?

Stagioni forti e stagioni morte sono la trappola più subdola per la cassa, perché l’anno può chiudere in positivo passando dentro mesi in profondo rosso. Il dato annuo ti rassicura e non ti protegge: i soldi finiscono a febbraio, non a dicembre.

Il bar di mare che fa la stagione, il bar di città che si svuota ad agosto, il bar vicino agli uffici che a Natale rallenta: tutti guadagnano bene in certi mesi e bruciano cassa in altri. Se non sai in anticipo quali sono i mesi magri, li attraversi in apnea, chiedendo un fido di corsa quando ormai la banca ha poco tempo per dirti di sì.

La difesa è doppia. La prima è il cuscinetto costruito nei mesi buoni proprio per attraversare quelli magri: la riserva è la benzina per i mesi in cui incassi meno di quanto spendi. Sta lì per essere consumata, non per essere guardata. La seconda è guardare la cassa mese per mese e non a fine anno, così i mesi in rosso li vedi arrivare con largo anticipo e li prepari quando ancora puoi. Nel piccolo bar non serve un prospetto complicato: bastano dodici caselle su un foglio, quanto prevedi di incassare e quanto di spendere ogni mese, per vedere dove la curva scende sotto lo zero.

Chi fa stagione lo sa già nella pancia. Metterlo sul foglio trasforma una preoccupazione vaga in un piano: quanto mettere via nei mesi pieni per arrivare interi ai mesi vuoti.

Due regole di registrazione che cambiano la lettura

Piccole abitudini, grande differenza su come leggi la cassa.

I costi si segnano per competenza. Una fattura del fornitore va messa nel mese in cui hai comprato, anche se la paghi due mesi dopo. Se la registri solo quando esce il bonifico, quel mese sembra migliore del vero e ti prepara una sorpresa più avanti.

La riserva sta su un conto separato. Sul conto corrente principale quei soldi li spendi, prima o poi, senza nemmeno accorgertene. Un conto a parte, dove versi appena qualcosa avanza, trasforma un’intenzione in una difesa vera.

Gli errori che si vedono più spesso

Guardare solo l’utile e non la cassa. L’utile racconta il passato, la cassa racconta se domani paghi le scadenze. Un bar può avere il primo e restare a secco della seconda e succede quando tasse e rate si concentrano in pochi mesi.

Tenere la riserva sul conto operativo. Se sta insieme ai soldi di tutti i giorni, la riserva evapora. Va su un conto separato, fuori dalla portata delle spese quotidiane.

Costruire il cuscinetto dopo le opportunità. L’ordine è l’opposto: prima la riserva, poi il resto. Chi inverte si ritrova con la macchina nuova e senza i soldi per una stagione storta.

Leggere solo il dato annuo. L’anno chiude in positivo e ti rassicura, mentre dentro ci sono mesi in rosso che non hai visto arrivare. La lettura che protegge è mensile: è lì che le tensioni si vedono in tempo.

Confondere l’incasso con quello che ti resta. I soldi che entrano in cassa diventano tuoi solo dopo aver tolto IVA, materie, personale e fissi. Trattare l’incasso lordo come disponibilità è il primo passo verso il buco di cassa.

Cosa fai domani mattina

1. Somma i tuoi costi fissi mensili e moltiplica per tre: è la riserva minima da avere. Guarda quanto ti manca per arrivarci.
2. Apri un conto separato per la riserva, anche solo di deposito e versaci una cifra fissa ogni mese, piccola ma automatica.
3. Calcola i tuoi giorni di copertura: quello che hai in banca diviso i costi fissi di un mese, per trenta. Segnati il numero e rifallo ogni mese.

Nei contenuti gratuiti trovi la guida da cui partire per rimettere in fila i numeri del bar.

Domande frequenti

Quanti soldi deve tenere da parte un bar?

L’equivalente di tre-sei mesi di costi fissi, cioè quanto serve per restare aperto a incasso zero. Con 4.000 € di costi fissi al mese sono da 12.000 a 24.000 €. Si parte da due-tre mesi e si punta a sei.

Perché un bar in utile può restare senza liquidità?

Perché utile e cassa sono cose diverse. L’utile misura se hai guadagnato in un periodo, la cassa se hai i soldi per pagare quello che scade adesso. Fatture da saldare a 60 giorni, tasse concentrate in pochi mesi e rate di leasing possono lasciarti in positivo sui conti e a secco in banca.

In che ordine vanno usati i soldi che avanzano?

Prima costruire la riserva (due-tre mesi di costi fissi), poi tagliare le spese inutili, poi pagare i debiti vecchi e alla fine investire nelle opportunità nuove. Invertire l’ordine è la causa più comune delle crisi di cassa nei bar in apparente salute.

Come si calcolano i giorni di copertura di un bar?

Si divide la liquidità disponibile per i costi fissi di un mese e si moltiplica per trenta. Con 8.000 € in banca e 4.000 € di costi fissi mensili sono 60 giorni di autonomia a incasso zero. È il numero da controllare ogni mese.