Quanto deve incassare un bar al giorno per non perderci lo dice il punto di pareggio: l’incasso che copre tutti i costi. Si calcola dividendo i costi fissi del mese per il margine che ti resta su ogni euro battuto. Con 6.000 € di costi fissi al mese e un margine del 63% su ogni euro incassato, il pareggio è circa 9.500 € al mese, cioè poco meno di 400 € al giorno su 26 giorni di apertura. Sotto quella cifra il bar ti costa invece di renderti.
Stasera la cassa fa 400 euro. È andata bene?
Non lo sai. E il fatto che non lo sai è il problema, non l’incasso.
Quattrocento euro possono essere una buona giornata oppure una giornata in cui hai perso soldi. Dipende da un numero che quasi nessuno ha in testa: la cifra sotto la quale tenere aperto costa più che stare chiuso.
Senza quella cifra il registratore di cassa diventa una macchina che ti rassicura. Suona tutto il giorno, il cassetto si riempie, la giornata sembra andata. Poi arriva il mese, i conti dicono un’altra cosa e non capisci in quale giorno preciso sia successo.
Non è successo in un giorno. È successo in tutti, un po’ alla volta.
Cosa vuol dire davvero “punto di pareggio”?
È il numero che nessuno ti ha mai dato quando hai preso il bar: la cifra che devi incassare per chiudere in pari, né un euro di guadagno né uno di perdita. Sopra quella cifra guadagni. Sotto, stai mettendo soldi tuoi per tenere aperto, anche se il registratore di cassa suona tutto il giorno.
Il registratore che suona è la trappola. Ti dà la sensazione che stia andando bene, perché conti l’incasso e non i costi che quell’incasso deve coprire prima di lasciarti qualcosa. Il punto di pareggio ribalta la prospettiva: parte dai costi e ti dice quanto devi vendere per pagarli tutti.
Serve per una decisione sola, ma pesante: sai o non sai se oggi hai lavorato per te o per i tuoi fornitori e il tuo padrone di casa? Chi non ha questo numero lo scopre a fine anno, dal commercialista, quando non si può più fare niente. Chi ce l’ha lo sa ogni sera.
Quali costi entrano nel conto e quali no?
La divisione che regge tutto è una: costi fissi e costi variabili.
I costi fissi ci sono anche se domani non vendi niente. L’affitto lo paghi a saracinesca abbassata. Le bollette dell’utenza minima, il commercialista, l’assicurazione, il dipendente in organico, i contributi, il tuo compenso: tutto questo corre anche a bar vuoto. La domanda per riconoscerli è secca: se domani non aprissi, questo costo lo pagherei lo stesso? Se la risposta è sì, è fisso.
I costi variabili nascono solo quando vendi. Sono soprattutto le materie prime: il caffè, il latte, gli alcolici, le brioche, tutto quello che finisce nel bicchiere o nel piatto. Un euro di incasso in più porta con sé qualche centesimo di materia in più. Un euro in meno la risparmia.
Attenzione a due voci che quasi tutti sbagliano.
Il personale è quasi sempre fisso, non variabile. La ragazza che copre il turno del mattino la paghi che ci siano dieci clienti o cento. Solo la parte a chiamata, gli straordinari del sabato, la stagionale di agosto, è variabile. Metterlo tutto tra i variabili gonfia il margine e ti fa credere che il pareggio sia più basso di quello vero.
Il tuo compenso è un costo fisso, non quello che avanza. Se lo tratti come residuo, il conto ti dirà che vai in pari mentre in realtà stai lavorando gratis. Su questo c’è una guida a parte, ma tienilo presente fin da subito: nel punto di pareggio il tuo stipendio ci va dentro, con le altre spese fisse.
Come si calcola quanto deve incassare un bar?
Tre passaggi. Il primo è una somma, il secondo una percentuale, il terzo una divisione. La versione estesa di questo conto, con tutte le voci in colonna, sta nel conto economico previsionale.
Primo: somma i costi fissi del mese. Tutto quello che corre a prescindere dalle vendite. Un esempio con numeri tondi:
| Costo fisso mensile | |
|---|---|
| Affitto | 2.000 € |
| Utenze di base | 800 € |
| Un dipendente in organico | 2.200 € |
| Commercialista, assicurazioni, varie | 500 € |
| Il tuo compenso (quota minima) | 500 € |
| Totale costi fissi | 6.000 € |
Secondo: calcola quanto ti resta su ogni euro incassato. Da un euro battuto in cassa togli l’IVA della somministrazione (dividi per 1,10: restano 0,91 €) e togli il food cost, cioè la materia prima, intorno al 30% (meno 0,27 €). Ti restano circa 0,63 € per ogni euro incassato. È il margine che contribuisce a coprire i costi fissi. Se non sai come si calcola il food cost, parti dalla guida al food cost del bar: è il mattone di questo conto.
Terzo: dividi i costi fissi per quel margine.
| Costi fissi del mese | 6.000 € |
| ÷ margine per euro incassato | 0,63 |
| Incasso di pareggio al mese | ≈ 9.500 € |
| ÷ 26 giorni di apertura | |
| Incasso di pareggio al giorno | ≈ 365 € |
Ecco il numero. Con questi costi di esempio, il tuo bar deve battere circa 365 € al giorno per non perderci. Il 366esimo euro è il primo che entra in tasca a te.
Da domani hai un metro per ogni sera: guardi l’incasso di giornata e sai se sei sopra o sotto la linea. Prima era una sensazione. Adesso è una riga.
E la soglia dell’apertura del mattino, come si calcola?
C’è un secondo conto, più piccolo e più immediato, che serve a decidere se tenere aperta una fascia oraria: la soglia dell’apertura.
Qui non conti tutti i costi fissi, ma solo quello che spendi per stare aperto in quel momento: la persona al banco, l’energia, la materia che consumi. Se al mattino apri con una dipendente per 8 ore a 20 € l’ora di costo pieno, sono 160 € di costo solo per la persona. Aggiungi utenze e materie e hai la soglia sotto la quale, in quella fascia, ci rimetti.
| 8 ore di dipendente a 20 €/ora | 160 € |
| Energia e materie della fascia | ~40 € |
| Soglia di incasso del mattino | ≈ 200 € |
Finché il mattino incassa più di 200 €, tenere aperto conviene, anche quando non guadagni: dai continuità al servizio e copri i costi di quella fascia. Sotto quella soglia, per stare aperto, ci metti soldi. È il conto che decide gli orari senza discussioni: lo confronti con gli incassi reali fascia per fascia e la risposta viene da sola.
Il caso limite da riconoscere è questo: se una fascia incassa esattamente quanto costa la persona al banco, quella fascia non produce valore oltre il lavoro. Nella settimana di ferie, quando paghi qualcuno che tenga aperto al posto tuo, ti accorgi che gli stai girando il tuo stipendio.
Quanto puoi permetterti di calare prima di andare in perdita?
Una volta che hai il pareggio, il numero più utile è la distanza tra quello che incassi davvero e la linea. Si chiama margine di sicurezza ed è la tua aria.
Se incassi in media 12.000 € al mese e il pareggio è 9.500 €, la differenza è 2.500 €, cioè il 21% del tuo incasso. Vuol dire che i ricavi possono calare del 21% prima che il bar cominci a perdere. È il cuscinetto che ti dice quanto sei esposto: un bar che sta appena sopra la linea trema a ogni pioggia di troppo, uno con un margine ampio regge una stagione storta.
Quando il margine di sicurezza è basso, sai anche dove agire prima ancora di guardare le vendite: abbassare il pareggio togliendo un costo fisso sposta la linea verso il basso e allarga l’aria, subito.
Gli errori che si vedono più spesso
Sono sempre gli stessi e nascono quasi tutti da come si classificano i costi.
Dividere per la percentuale invece che per il decimale. Il margine del 63% nel conto va usato come 0,63, non come 63. È l’errore di calcolo più frequente e restituisce un pareggio dieci volte sbagliato. La verifica è semplice: ricostruisci i conti alla cifra di pareggio e devono chiudere a zero.
Mettere il personale tra i costi variabili. La dipendente fissa è un costo fisso. Spostarla tra i variabili gonfia il margine e ti fa credere che il pareggio sia più basso: dormi tranquillo su un numero che non esiste.
Dimenticare le spese che arrivano una volta l’anno. Assicurazione, canone del gestionale, manutenzioni, tributi locali, la consulenza annuale. Non si vedono nel mese, ma vanno spalmate: dividi l’importo annuo per dodici e mettilo tra i fissi. Sono le voci che, dimenticate, fanno sembrare il bar più in salute di quanto sia.
Non dividere lo scostamento per i giorni. Mille euro in meno rispetto all’anno scorso spaventano come cifra mensile. Divisi per i giorni sono 33 € al giorno: una coppia di clienti in meno, o un evento andato peggio. A quella scala il problema si attacca. E chi ha i clienti in testa uno per uno spesso sa già di chi si tratta.
Calcolare il pareggio una volta e non toccarlo più. Ogni volta che cambia un costo, assumi qualcuno, ti aumentano l’affitto, firmi un leasing, la linea si sposta. Un pareggio vecchio di due anni è solo un ricordo: i costi nel frattempo si sono mossi tutti.
Cosa fai domani mattina
- Prendi l’ultimo estratto conto e fai la lista dei costi che paghi anche a bar chiuso. Sommali: è il tuo costo fisso mensile.
- Dividi quel totale per 0,63 e poi per i giorni in cui apri: hai il tuo incasso di pareggio al giorno. Scrivilo su un foglietto vicino alla cassa.
- Per una settimana, ogni sera, segna se l’incasso è stato sopra o sotto quella linea. Alla fine avrai il quadro vero della tua settimana, giorno per giorno.
Nei contenuti gratuiti trovi la guida da cui partire per rimettere in fila tutti i numeri del bar, non solo questo.
Domande frequenti
Quanto deve incassare un bar al giorno per non chiudere?
Dipende dai costi fissi. Il conto è: costi fissi mensili diviso il margine per euro incassato (intorno a 0,63), poi diviso i giorni di apertura. Con 6.000 € di costi fissi al mese vengono circa 9.500 € al mese, cioè poco meno di 400 € al giorno su 26 giorni.
Che differenza c’è tra punto di pareggio e soglia di apertura?
Il punto di pareggio copre tutti i costi del mese (fissi compresi) e ti dice quanto incassare per non perderci. La soglia di apertura copre solo i costi di una fascia oraria (la persona al banco, energia, materie) e ti dice se tenere aperto quel momento conviene. Con 8 ore di dipendente la soglia del mattino è intorno ai 200 €.
Il compenso del titolare entra nel punto di pareggio?
Sì. Il tuo stipendio è un costo fisso come l’affitto, non quello che avanza a fine mese. Se lo lasci fuori, il pareggio sembra più basso e il conto ti dice che vai in pari mentre stai lavorando gratis.
Ogni quanto va rifatto il conto del pareggio?
A ogni cambiamento della struttura dei costi: un’assunzione, un aumento dell’affitto, un leasing nuovo, un ritocco dei prezzi. Fuori da questi eventi, una volta l’anno per sicurezza. Un pareggio non aggiornato mente in silenzio.
