Organizzare eventi nel bar conviene solo quando le consumazioni della serata coprono il cachet più il costo del personale. Il conto si fa prima: su una consumazione media da 10 €, tolte IVA e materie ti restano circa 6 € netti. Un cachet da 1.000 € chiede quindi circa 170 consumazioni solo per andare in pari, circa 200 contando chi serve. Questo numero va conosciuto prima di stampare la locandina, perché è quello che decide se la serata ha senso.
La piazza era piena e il cassetto no
Musica dal vivo, gente fino alla strada, tutti che ti dicono che bella serata. La mattina dopo fai il conto e non torna.
La sfortuna non c’entra. Quella serata era decisa prima di aprire, nel momento in cui hai detto sì al cachet senza sapere quante consumazioni servivano per ripagarlo.
È il momento in cui succede quasi sempre. Ti chiamano, ti propongono il gruppo, ti dicono una cifra. Tu pensi alla piazza piena e dici di sì, perché una serata così fa girare il nome del locale. Il conto lo fai dopo, quando ormai è fatto.
Fatto prima, quel conto ti mette in mano due cose: la cifra sotto cui la serata non sta in piedi e la faccia da fare per trattare il cachet.
Perché la piazza piena può far perdere soldi?
Perché la domanda che conta è quanto consuma chi viene, rispetto a quanto ti costa farlo venire. Contare le teste risponde a un’altra domanda. Quasi nessuno se ne accorge finché non chiude la cassa.
Centocinquanta persone in piazza fanno una bella foto e un pessimo conto, se ognuna consuma poco e il cachet del gruppo era alto. La folla riempie gli occhi e svuota il cassetto. Al contrario, una serata con meno gente ma con la consumazione giusta e un costo tenuto sotto controllo ti lascia qualcosa.
La sensazione del pienone è ingannevole proprio perché è forte: torni a casa contento e scopri i conti il mese dopo. Il calcolo del break-even serve a sostituire quella sensazione con un numero, prima di impegnarti.
Come si calcola il break-even di una serata con cachet?
Il break-even è il numero di consumazioni sotto il quale la serata perde. Si costruisce in due mosse: prima quanto ti lascia una consumazione, poi quante ne servono per coprire il costo dell’evento.
Quanto ti lascia una consumazione. Parti dalla consumazione media della serata, mettiamo 10 €. Togli l’IVA della somministrazione (dividi per 1,10) e togli il food cost, cioè la materia, intorno al 30%. Resta questo:
| Consumazione media | 10,00 € |
| − IVA (÷ 1,10) | 9,09 € |
| − food cost (30%) | −2,73 € |
| Margine netto per consumazione | ≈ 6,00 € |
Quante ne servono. Prendi il costo della serata e dividilo per quel margine. Un cachet da 1.000 €:
| Cachet | 1.000 € |
| ÷ margine per consumazione | 6,00 € |
| Consumazioni per il pareggio | ≈ 170 |
| + personale extra della serata | |
| Consumazioni reali per non perderci | ≈ 200 |
Ecco il numero vero. Con questo cachet, sotto le 200 consumazioni la serata ti costa. Adesso guarda la piazza con altri occhi: 150 persone che bevono una cosa a testa non ci arrivano. Il conto si fa prima di trattare sul cachet e serve soprattutto a una cosa: a dire di no alla serata che non torna, o a trattare il cachet fino a farla tornare.
E se la serata è a menù fisso?
Quando la serata ha un prezzo unico, tutto compreso, il conto cambia forma: non conti le consumazioni, conti i coperti. La domanda diventa sotto quanti coperti non conviene nemmeno accendere la cucina.
Si parte dal prezzo del menù e si scende:
| Prezzo del menù | 33,00 € |
| − IVA (÷ 1,10) | 30,00 € |
| − benvenuto, acqua, caffè | −6,00 € |
| − portata principale dal fornitore | −14,00 € |
| Margine per coperto | 10,00 € |
Quei 10 € per coperto sono quello che ti resta per pagare il personale e, dopo, per guadagnare. Se per servire la serata ti servono 4 ore di una dipendente a 20 € l’ora, sono 80 € da coprire. Diviso 10 € a coperto, fanno 8 coperti solo per andare in pari. Dal nono in avanti si guadagna. La capienza del locale, mettiamo 40 posti, ti dice quanto puoi portare a casa al massimo in quella serata.
Il numero dei coperti minimi va deciso prima di stampare la locandina, perché è lui a fissare il prezzo. Se il prezzo lo copi dalla serata dell’anno scorso, il margine dipende dal caso. E se il fornitore della portata non ti ha ancora confermato il prezzo per iscritto, il tuo margine è costruito sulla sabbia.
Quanto cachet ti puoi permettere?
Lo stesso conto, girato al contrario, è ancora più utile quando devi trattare. Invece di chiederti quante consumazioni servono per coprire un cachet, parti da quante consumazioni ti aspetti davvero e ricava il cachet massimo che puoi pagare.
Il numero delle consumazioni attese non lo inventi: lo prendi dalle tue serate passate. Se le sere di musica dal vivo ti hanno sempre portato intorno alle 120 consumazioni, quello è il tuo dato, non una speranza. Da lì il conto è immediato:
| Consumazioni attese (dalla tua storia) | 120 |
| × margine per consumazione | 6,00 € |
| = margine lordo della serata | 720 € |
| − personale extra | −150 € |
| Cachet massimo per andare in pari | ≈ 570 € |
Se l’artista ne chiede 800, la serata parte già in perdita di oltre 200 €, a meno che tu non abbia un motivo dichiarato per accettarla (acquisire clienti nuovi, riempire una serata morta, un accordo con lo sponsor). Questo numero ti dà la cifra da tenere in testa al telefono: sopra quella, o tratti o rinunci. È la differenza tra chi contratta con un tetto in mano e chi spara una cifra e spera.
E se il margine ti sembra stretto, hai due leve prima di alzare il cachet: aumentare la consumazione media della serata (una proposta food, un secondo giro incentivato) o aumentare le consumazioni attese portando più gente. Il cachet resta l’ultima variabile su cui cedere, non la prima.
Perché organizzare eventi nel bar, se non per incassare?
Qui c’è il ribaltamento che cambia il modo di guardare le serate: un evento raramente serve a incassare. Serve a far entrare gente nuova.
Se lo giudichi solo sull’incasso della sera, molti eventi sembrano fallimenti. Ma un evento fatto bene ti porta dentro persone che non ti conoscevano, gente che il guadagno vero non lo lascia quella sera. Lo lascia tornando. La box antispreco, il sacchetto di invenduto, la serata a tema servono a una cosa sola, aprire la porta a qualcuno di nuovo. Il punto è cosa fai con quella persona una volta che è dentro.
La domanda da attaccare a ogni primo cliente della serata è secca: perché deve tornare qui e non al suo solito bar? Senza una risposta, hai solo offerto un servizio a fondo perduto. È la stessa domanda che decide perché i clienti non arrivano al tuo bar nelle sere normali. Una serata piena seguita dal nulla non produce niente. Una serata anche piccola seguita da un motivo per tornare produce clienti che pagano per mesi.
Questo cambia anche come leggi il conto del break-even: se la serata è pensata per acquisire, puoi accettare che vada in pari o poco sotto, purché tu sappia esattamente quanti clienti nuovi vuoi portarti a casa e cosa farai per riaverli. Ma è una scelta dichiarata, non un pareggio mancato che ti racconti bene.
Gli errori che si vedono più spesso
Trattare il cachet prima di aver fatto il conto. Il numero delle consumazioni di pareggio è la tua forza al tavolo: senza, tratti al buio e firmi cifre che non tornano. Il conto si fa prima della telefonata all’artista, non dopo.
Non farsi confermare i prezzi del fornitore per iscritto. Il costo della portata, delle bevande, del service va messo nero su bianco prima di fissare il prezzo di vendita. Chiedere sembra un disturbo, ma un prezzo di vendita costruito su un ricordo è un margine ipotetico.
Contare le teste invece delle consumazioni. Cento persone che bevono una cosa a testa valgono meno di cinquanta che ne bevono due. La piazza piena è un numero che non paga niente: pagano le consumazioni.
Dimenticare il costo del personale. Il cachet non è l’unico costo della serata. Chi serve va pagato e le sue ore vanno nel conto, altrimenti il break-even esce più basso del vero e ti illude.
Giudicare l’evento solo sulla cassa della sera. Se l’evento serviva ad acquisire, il metro è quanti clienti nuovi tornano, non l’incasso di quella notte. Ma questo vale solo se hai un piano per farli tornare. Senza piano, resta una spesa.
Cosa fai domani mattina
- Prendi l’ultima serata che hai fatto e rifai il conto a posteriori: consumazione media, margine per consumazione, costo totale della serata. Scopri se avevi guadagnato o rimesso.
- Per la prossima serata, calcola le consumazioni di pareggio prima di chiamare chi la anima. Quel numero è il tetto oltre cui non puoi spingere il cachet.
- Decidi in anticipo se la serata serve a incassare o ad acquisire e, nel secondo caso, scrivi cosa farai per far tornare chi entra la prima volta.
Nei contenuti gratuiti trovi la guida da cui partire per mettere in fila i numeri del tuo bar.
Domande frequenti
Come si calcola se un evento nel bar conviene?
Si parte dal margine netto di una consumazione (consumazione media meno IVA e food cost, circa 6 € su una media da 10 €) e si divide il costo della serata per quel margine. Un cachet da 1.000 € richiede circa 170 consumazioni per il pareggio, circa 200 contando il personale.
Quante persone servono per far ripagare una serata con cachet?
A fare il conto sono le consumazioni, non le teste: una persona può berne una o tre. Con un cachet da 1.000 € e una consumazione media da 10 € servono circa 200 consumazioni: se ogni cliente ne fa una sola servono 200 persone, se ne fa due ne bastano 100.
Come si prezza una serata a menù fisso?
Si parte dal prezzo del menù, si tolgono IVA e costi del coperto (benvenuto, materie, portata) e si ottiene il margine per coperto. Il costo della serata diviso quel margine dà il numero minimo di coperti. Con un menù da 33 € e 80 € di personale servono 8 coperti per andare in pari.
Un evento in perdita è sempre un errore?
No, se è pensato per acquisire clienti nuovi e hai un piano per farli tornare. In quel caso la misura giusta sono i clienti nuovi che diventano abituali e l’incasso della sera conta poco. Diventa un errore quando la perdita non è scelta in partenza ma scoperta a conti fatti.
Conviene far pagare un biglietto d’ingresso alla serata?
Dipende da cosa vuoi ottenere. Un biglietto abbassa il break-even perché aggiunge un ricavo certo per persona e ti protegge da chi entra e non consuma. Ma alza la barriera per chi non ti conosce ancora, quindi lavora contro l’obiettivo di acquisire clienti nuovi. Come regola: biglietto se la serata deve incassare, ingresso libero se deve portarti gente nuova da fidelizzare dopo. L’errore più comune è invertirli, il biglietto sulla serata che doveva farti conoscere e l’ingresso libero su quella che doveva far cassa.
